4 · Para administración La vista de toda la unidad: consulta global, reporte de asistencia, banco de horas flexibles y la configuración del módulo. La consulta global de marcas Quién la ve: administración. Qué vas a saber al terminar: cómo consultar las marcas de toda la unidad y qué filtros tenés. Qué la diferencia de la vista de jefatura Una jefatura ve su equipo. Administración ve toda la unidad de negocio, sin recorte jerárquico. Es la misma tabla de marcas explicada en Cómo leer la tabla de marcas, pero sin el filtro de alcance. Todas las columnas significan lo mismo. Los filtros Filtro Qué hace Personas Una o varias personas puntuales Desde / Hasta Rango de fechas, en formato DD/MM/AAAA Consistente / Inconsistente Separar las marcas limpias de las que tienen problema Tipo Solo entradas, solo salidas, o ambas Naturaleza Laboral, almuerzo, receso de mañana, receso de tarde 💡 Todos son opcionales. Sin ningún filtro, la consulta trae todo — lo cual en una unidad grande es mucho. Conviene acotar siempre por fechas. Consultas que se usan seguido Todo lo de una persona en un mes — filtro de persona + rango de fechas. Es la consulta para atender un reclamo. Las inconsistentes de la semana — filtro de inconsistente + rango. Panorama de tardanzas de toda la unidad. Solo laborales — quitando almuerzos y recesos, que suelen ser ruido cuando estás investigando horas. Solo entradas de un día — para revisar quién llegó y a qué hora, sin las salidas de por medio. El acumulado de tiempo tardío La consulta muestra además el tiempo tardío acumulado: la suma de los minutos de las marcas tardías en el rango consultado. Es un dato informativo, no una sanción. Ver que alguien acumula 90 minutos en el mes no descuenta nada por sí solo: las sanciones se aplican marca por marca. 💡 Sirve como señal. Alguien con mucho acumulado en minutos pequeños puede no estar apareciendo en la bandeja de incidencias, si cada tardanza individual queda bajo la tolerancia. Este número sí las suma todas. El mapa Si la empresa lo tiene activado, podés ver en un mapa dónde se registraron las marcas, usando las coordenadas que quedaron guardadas. El mapa muestra dónde estaba la persona, pero estar lejos no impidió marcar. La geocerca de cada ubicación se calcula y se guarda —incluida la distancia en metros— pero no bloquea el registro. El mapa es una herramienta de revisión, no un control preventivo. El historial por persona Desde el expediente de cada persona podés ver todas sus marcas, sin salir de su ficha. Es el mejor punto de partida para atender un reclamo individual: tenés en una sola pantalla su situación laboral, su horario y sus marcas. Aprobar y rechazar desde acá Administración puede aprobar y rechazar cualquier marca de la unidad, sin límite jerárquico. Funciona igual que para la jefatura: aprobar vuelve la marca consistente, la decisión bloquea la marca y no se puede revertir. Ver Aprobar y rechazar marcas. 💡 Aunque puedas, conviene que la revisión ordinaria la haga la jefatura: es quien sabe qué pasó. Administración normalmente entra a corregir casos puntuales o a resolver lo que quedó sin decidir antes del cierre de planilla. Antes del cierre de planilla Una rutina que evita problemas: Filtrá por inconsistentes en el período que va a cerrar. Lo que siga sin decidir, resolvelo o escalalo a la jefatura correspondiente. Revisá la bandeja de sobretiempo: el tiempo extra no procesado no se paga. Verificá que no queden marcas de origen Autocompletado en días donde sabés que hubo ausencias reales. El punto 4 es el que más se pasa por alto. Las marcas que rellenó el sistema nacen aprobadas y no aparecen en ninguna bandeja. Si alguien faltó y nadie tramitó la ausencia, el sistema ya registró que trabajó completo — y esa jornada se va a pagar. Ver Lo que pasa solo. Habilitar el marcaje por persona Quién puede hacerlo: administración únicamente. Tiempo estimado: un minuto. Qué hace Es un interruptor por persona que controla si el marcaje de autoservicio le aparece o no en su cuenta. La pantalla te muestra dos listas: quiénes lo tienen habilitado y quiénes no. Movés personas de una a otra. 💡 Es de administración exclusivamente. Ninguna jefatura puede habilitar ni deshabilitar el marcaje de su gente. Para qué se usa Personal que no marca. Gerencia, personal de confianza o gente cuyo horario no se controla por marcas. Personal que marca solo en quiosco. Si alguien debe marcar exclusivamente en sitio, quitarle el autoservicio evita que marque desde su casa. Personal en transición. Alguien recién ingresado a quien todavía no se le configuró el horario. Qué alcance tiene realmente Vale entender con precisión qué controla este interruptor, para no darle un peso que no tiene. Controla el marcaje de autoservicio: el botón que la persona ve en su cuenta. Es un control de la interfaz. No afecta al quiosco, que funciona con su propia configuración. No afecta a las marcas que registre la jefatura por esa persona. Y no impide que el sistema le rellene marcas automáticamente si no marcó. Esto último importa: deshabilitarle el marcaje a alguien no hace que deje de tener marcas. El proceso diario le va a seguir rellenando el día con las horas de su horario, como a cualquiera. Si querés que una persona no genere marcas del todo, no alcanza con este interruptor: hay que revisar también su asignación de horario. Antes de deshabilitar a alguien Tres preguntas: ¿Sigue teniendo horario asignado? Si sí, el sistema le va a rellenar marcas igual. ¿Marca en quiosco? Este interruptor no lo toca. ¿Su asistencia alimenta proyectos? Si sus horas se atribuyen a proyectos vía marcas, quitarle el autoservicio corta ese flujo. Y al revés Si alguien reporta que no le aparece el botón de marcar, esta pantalla es lo primero a revisar. Es la causa más frecuente. Las otras dos: que no tenga horario asignado, o que la empresa tenga el marcaje facial configurado de una forma que no le corresponde a su dispositivo. El reporte de asistencia Quién puede hacerlo: administración únicamente. Las jefaturas no tienen exportación. Tiempo estimado: un minuto para generarlo. Qué es Es la descarga en Excel de la asistencia: una fila por persona y por día, con las horas trabajadas, las ordinarias y las extra. Es el reporte que se usa para revisar un período completo, conciliar con planilla o responder una auditoría. Cómo se genera Elegís el rango de fechas —obligatorio— y opcionalmente filtrás por personas, divisiones, secciones, centros de costo o ubicaciones. La fecha hasta tiene que ser igual o posterior a la fecha desde. Y el reporte solo incluye personal activo: quien ya salió de la empresa no aparece, aunque haya trabajado en el rango. El interruptor de almuerzo Hay una opción para restar el almuerzo de las horas trabajadas. Activado — las horas trabajadas salen netas, ya descontado el almuerzo. Es lo que corresponde si tu empresa no lo paga. Desactivado — las horas incluyen el tiempo de almuerzo. Definí cuál usa tu empresa y usá siempre el mismo. Dos reportes del mismo período con este interruptor distinto dan números diferentes, y ahí empiezan las discusiones que nadie puede resolver. Qué trae cada fila Columna Qué es Fecha El día Horario entrada / salida Lo que decía el horario — lo pactado Horas laborales Las horas que correspondían ese día Entrada / salida reales Lo que marcó la persona Minutos de almuerzo El tiempo real entre sus marcas de almuerzo Horas trabajadas Lo efectivamente trabajado Horas ordinarias Dentro de la jornada Horas extra Lo que se pasó Es libre Si el día era de descanso o feriado Si tus ubicaciones capturan ruta y observaciones desde el quiosco, aparecen como columnas adicionales. Si ninguna las usa, esas columnas no salen. Cómo se calculan las horas Vale entenderlo porque explica la mayoría de las dudas sobre el reporte. Entrada es la marca laboral más temprana del día. Salida es la más tardía. El sistema no arma pares: toma el primer y el último momento. Horas trabajadas = tiempo entre esas dos, menos el almuerzo. Horas ordinarias = lo menor entre las horas pactadas netas y las trabajadas. Horas extra = lo que exceda las pactadas netas. Si el día era libre o feriado, no hay jornada pactada y todo se cuenta como extra. Como la entrada es la primera marca y la salida la última, alguien que marcó entrada dos veces por error puede aparecer con un día mucho más largo del real. Las entradas duplicadas distorsionan este reporte. Cuando un día se ve absurdo, revisá las marcas individuales antes de sacar conclusiones. Un día sin marcas aparece en cero Cuando faltan marcas, el reporte muestra 00:00:00 en entrada y salida. No dice "ausente" ni lo señala de ninguna forma especial. 💡 No existe un reporte de ausentismo en Talentify. Este reporte es lo más cercano, y para usarlo con ese fin hay que buscar manualmente los días en cero. Y tené presente que la mayoría de esos días no van a estar en cero, porque el proceso diario ya los rellenó con las horas del horario. Ver Lo que pasa solo. Por qué el reporte no coincide con otros números Esta es la pregunta más frecuente y tiene una respuesta clara: Talentify calcula las horas de tres formas distintas, según para qué. Cálculo Cómo trata el almuerzo Este reporte Tiempo real entre las marcas de almuerzo Horas de proyectos Una hora fija si el horario tiene pausa; tiempo real solo si es continuo y pasa de 45 minutos Sanciones y sobretiempo No usa duración — usa los minutos de diferencia contra el horario Los tres son correctos según su propia lógica, pero pueden dar números distintos para el mismo día. Antes de investigar una discrepancia, verificá que estés comparando el mismo cálculo. Comparar las horas del reporte contra las horas de un proyecto no es comparar lo mismo. Qué no incluye No incluye personal dado de baja. No trae los estados de aprobación ni las incidencias. No muestra el origen de las marcas. Y no señala las que generó el sistema automáticamente. Para todo eso está la consulta de marcas, que sí muestra el detalle marca por marca. El banco de horas flexibles Quién lo administra: administración. Las jefaturas pueden abonar, pero no ven el reporte completo. Antes de empezar: conviene tener definido el acuerdo laboral de flexibilidad antes de usarlo. Qué es El banco de horas flexibles es una cuenta de tiempo por persona. Funciona como una cuenta bancaria, pero en minutos. Créditos — tiempo trabajado de más que se guarda en vez de pagarse. Débitos — tiempo que la persona consume: una llegada tarde, una salida temprana, un permiso. Saldo — la resta de ambos. Es la alternativa a pagar el tiempo extra: en vez de dinero, la persona acumula tiempo a su favor. Cómo se acredita Desde una marca de sobretiempo. Es la vía principal: en la bandeja de sobretiempo, en vez de pagar, se abona. Ver Sobretiempo: pagar o abonar. Por reporte manual. Se pueden acreditar horas que no vienen de una marca. En ambos casos los minutos se multiplican por un factor que se elige al abonar. Cómo se debita Los débitos siempre vienen de una acción de personal aprobada: un permiso, una salida autorizada. La persona usa su saldo para cubrir tiempo que no trabajó. Los débitos no se generan solos a partir de las tardanzas. Que alguien llegue tarde no le descuenta del banco automáticamente — eso pasa por la bandeja de incidencias, donde se aprueba o se sanciona. Cuándo el sistema rechaza un abono Tres protecciones, y conviene conocerlas porque explican los rechazos: La marca es inconsistente. No se puede abonar una tardanza. La marca ya generó un pago. No se paga y se abona a la vez. La marca ya fue abonada. Evita el doble crédito. Estas protecciones son más estrictas que las de las sanciones, que sí se pueden aplicar dos veces sin advertencia. Acá el sistema sí te cuida. Las pantallas de administración Saldos — el saldo actual de cada persona, en horas. Candidatos — las marcas que podrían abonarse pero todavía no se procesaron. Es la bandeja de pendientes. Reporte de movimientos — todos los créditos y débitos de la unidad, con su origen. 💡 El reporte de movimientos es exclusivo de administración. Las jefaturas pueden abonar pero no ven el panorama completo. Lo que el sistema NO hace Esto es importante antes de comprometerse con un esquema de flexibilidad. No hay vencimiento de saldos. El tiempo acumulado no expira solo. Si tu política dice que las horas vencen a los seis meses, eso hay que administrarlo manualmente. No hay tope de acumulación. Nada impide que alguien acumule cien horas. No hay avisos. Ni a la persona cuando se le acredita, ni a nadie cuando un saldo crece demasiado. No hay liquidación automática. Si alguien sale de la empresa con saldo a favor, el sistema no lo convierte en pago. Hay que resolverlo manualmente. El saldo no aparece en la boleta de pago. La persona no tiene forma de consultar cuánto tiene acumulado salvo que se lo digan. Antes de implementarlo El banco de horas es una figura con implicaciones laborales. Vale tener resuelto: Qué factor se aplica al acreditar. ¿Una hora extra vale una hora, o vale hora y media? Si hay tope de acumulación, y qué pasa al llegar. Si vence, y cada cuánto. Qué pasa a la salida de la empresa con el saldo pendiente. Cómo se le informa a la persona su saldo. Ninguna de esas cinco reglas la hace cumplir el sistema. Todas son procedimiento de tu empresa. Si no están definidas antes de empezar a acumular, van a tener que resolverse en caliente y sobre saldos que ya existen. Pagar o abonar Pagar — cuando el tiempo extra fue solicitado por la empresa, cuando la ley obliga, o cuando la persona lo prefiere. Abonar — cuando hay un acuerdo de flexibilidad y a ambas partes les sirve compensar tiempo con tiempo. Es una decisión laboral, no de sistema. Ninguna de las dos se puede deshacer desde este módulo. Configuración del módulo Quién puede hacerlo: administración únicamente. Qué vas a saber al terminar: los ajustes que cambian el comportamiento del módulo para toda la empresa. Los minutos de tolerancia Es el ajuste que más se malinterpreta de todo Talentify, así que vale leerlo con calma. La tolerancia no perdona tardanzas. No interviene en el cálculo de la marca. Una persona que llega 7 minutos tarde queda registrada con 7 minutos de diferencia y señalada como inconsistente, exista o no una tolerancia de 10 minutos. Lo único que hace es decidir qué aparece en las bandejas: las marcas cuya diferencia sea menor a la tolerancia no se listan en incidencias ni en sobretiempo. En corto: no perdona la tardanza, la esconde de la lista. Las consecuencias prácticas: La marca sigue diciendo 7 minutos y sigue siendo inconsistente. El acumulado de tiempo tardío sí las suma todas, incluidas las que no aparecen en la bandeja. Cualquier consulta directa de esa marca la muestra señalada. 💡 Si querés que llegar cinco minutos tarde realmente no cuente, la tolerancia no es la herramienta: hay que aprobar esas marcas, que es lo único que las vuelve consistentes de verdad. Elegir la tolerancia es elegir cuánto trabajo de revisión tiene tu equipo. Una tolerancia de cero llena la bandeja de tardanzas de un minuto. Una de 15 minutos deja fuera cosas que quizás querías ver. El mapa de marcas Un interruptor que muestra u oculta el mapa con la ubicación de las marcas en la consulta de administración. Es solo de visualización. Recordá que la distancia a la ubicación no bloquea el marcaje: se registra a cuántos metros estaba la persona, pero nadie queda impedido de marcar por estar lejos. El modo de marcaje facial Define cómo marca la gente desde su autoservicio. Hay tres modos: Modo Qué ve la persona Sencillo El botón de marcar normal, sin cámara Facial por foto Se toma una selfie que se compara con su registro Facial con prueba de vida Sigue instrucciones en pantalla que confirman que es una persona real Si no configurás nada, el modo se hereda de las capacidades que tenga contratadas tu empresa. Podés forzar uno específico si querés. Este ajuste aplica solo al autoservicio. El quiosco y la app dedicada funcionan con su propia configuración y no consultan este parámetro. Cambiarlo acá no cambia cómo marca la gente en los quioscos. Si el marcaje facial no está disponible para tu empresa, el modo cae a sencillo automáticamente. El estado de la empresa se consulta al servicio externo y se guarda en caché por una hora, así que un cambio recién contratado puede tardar hasta 60 minutos en reflejarse. Los permisos por rol Existen ajustes que controlan qué opciones de marcas aparecen para autoservicio y para jefaturas: si el colaborador ve el marcaje, si la jefatura ve incidencias, sobretiempo o programación de horarios. 💡 Estos ajustes gobiernan lo que se muestra en la interfaz de cada rol. Sirven para simplificarle la pantalla a quien no usa una función, no como control de acceso a la información. Si necesitás restringir de verdad quién puede ver o hacer algo, la vía es el modelo de usuarios y perfiles, no estos interruptores. Las ubicaciones Cada ubicación de marcaje tiene: Coordenadas — el punto exacto. Radio de tolerancia — en metros, por defecto 50. Código de establecimiento — único, es con lo que un quiosco se identifica. Tipo — global, o individual asignada a una persona. Ruta y observaciones — campos opcionales que el quiosco puede pedir al marcar, y que después aparecen como columnas del reporte de asistencia. El código de establecimiento es el dato con el que un quiosco se conecta. Tratalo como una credencial: quien lo tenga puede configurar un dispositivo contra esa ubicación. Una lista para configurar desde cero Si estás poniendo el módulo en marcha, este es el orden: Jornadas y horarios — sin esto nada funciona. Ver el libro Horarios y Jornadas. Asignar horario a cada persona. Sin horario, sus marcas no significan nada. Ubicaciones, si vas a usar quioscos o control por GPS. Modo de marcaje de autoservicio. Tolerancia, según cuánto ruido querés en las bandejas. Habilitar el marcaje persona por persona. Probar con una persona real un día completo: entrada, almuerzo y salida. Verificá que las cuatro marcas se vean bien y con la diferencia correcta. No te saltés el paso 7. Es donde se detectan los horarios mal asignados, y es mucho más barato encontrarlos con una persona que con doscientas.