Módulo de Proyectos

Manual de usuario para administrar proyectos en Talentify: crear proyectos, asignar personas, registrar trabajo diario, aprobar, sancionar y revisar presupuesto.

Bienvenida

Este módulo te ayuda a controlar el trabajo y el dinero de tus proyectos en un solo lugar.

¿Qué puedes hacer aquí?

¿Para quién es esto?

Para personas encargadas de administrar proyectos: jefes, supervisores, encargados de planilla.

¿Cómo entro al módulo?

  1. Inicia sesión en Talentify.
  2. En el menú de la izquierda, busca la opción Proyectos.
  3. Haz clic. Verás todos los proyectos creados.

¿Por dónde empiezo?

Te recomendamos leer las páginas en orden:

  1. Conceptos básicos.
  2. Crear tu primer proyecto.
  3. Asignar personas.
  4. Registrar el trabajo del día.

Si ya tienes un proyecto creado, salta directo a Registrar el trabajo del día.

Conceptos básicos

Antes de empezar, conviene entender 5 palabras que vamos a usar mucho.

1. Proyecto

Un proyecto es un trabajo que tiene:

💡 Ejemplo: "Remodelación oficina central — Cliente: Acme S.A. — Presupuesto: ₡5.000.000 — Del 01/05/2026 al 30/06/2026."

2. Recurso

Un recurso es una persona asignada al proyecto. No es solo "una persona" — es alguien con un rol concreto en ese proyecto.

Cada recurso tiene:

💡 La misma persona puede ser recurso de varios proyectos a la vez, con tarifas distintas en cada uno.

3. Progreso

Cada vez que un recurso trabaja un rato, se anota un progreso. Es el registro de "fulano trabajó N horas el día tal".

Cada progreso tiene un estado:

4. Hora extra

Una hora extra es trabajo fuera del horario habitual. Se anota igual que un progreso normal, pero el sistema la marca con un símbolo de rayo ⚡ y la cuenta aparte.

5. Sanción

Si una persona no completó las horas que debía, puedes aplicar una sanción. Es un descuento que se refleja en su planilla.

⚠️ La sanción no aplica para personas con pago por hora — esas simplemente no cobran las horas que no trabajaron.

Presupuesto: dos números importantes

Vas a ver estas dos palabras en muchas pantallas:

Palabra Significado
Consumido Lo que ya se anotó, incluso lo que está pendiente de aprobar.
Ejecutado Solo lo que ya está aprobado.

💡 Cuando "Consumido" es mayor que "Ejecutado", significa que hay trabajo pendiente de aprobar. Es una señal para revisar.

Mi pantalla de proyectos

Cuando entras al módulo, lo primero que ves es la lista de todos tus proyectos.

Arriba: 4 números resumen

En el encabezado verás 4 indicadores grandes con un panorama general:

Indicador Qué significa
Total Cuántos proyectos has creado.
Activos Cuántos están activos (en curso).
Presupuesto total La suma de todos los presupuestos.
Ejecutado total Cuánto se ha aprobado en total, sumando todos los proyectos.

Buscar y filtrar

Las tarjetas de proyecto

Cada tarjeta es un cuadro que representa un proyecto. Tiene:

La barra de presupuesto

Esta barra te dice de un solo vistazo cómo va el dinero del proyecto.

Tiene dos capas superpuestas:

El color cambia según cuánto se ha ejecutado:

💡 Si las dos capas se ven distintas, es porque hay trabajo registrado que aún no aprobaste. Revísalo y aprueba para que coincidan.

Botones de cada tarjeta

Botón Para qué sirve
Ver detalle Abre la información completa del proyecto.
Trabajo diario Va directo al calendario para anotar o revisar trabajo.
Editar Cambia datos del proyecto.
Eliminar Borra el proyecto (¡pide confirmación!).

⚠️ Eliminar es para siempre. Antes de borrar, asegúrate de que no haya información que necesites.

Crear o editar un proyecto

Para crear uno nuevo

En la pantalla de proyectos, haz clic en el botón + Nuevo proyecto (arriba a la derecha).

Para editar uno existente

En la tarjeta del proyecto, haz clic en Editar.

Ambos abren el mismo formulario, dividido en 3 secciones.

Sección 1 · Información básica

Campo ¿Obligatorio? Qué poner
Nombre Sí Un nombre corto y claro.
Descripción No El objetivo o alcance.
Cliente No El cliente. Búscalo o crea uno nuevo escribiendo el nombre.
Supervisor No La persona responsable.

Sección 2 · Presupuesto y plazos

Campo Qué poner
Moneda La moneda del proyecto (₡, $, etc.).
Monto presupuestado Cuánto dinero hay para gastar en total.
Unidad de medida Hora, día, unidad u otros.
Estado Activo (en curso) o Inactivo.
Fecha de inicio Cuándo arranca el proyecto.
Fecha límite Hasta cuándo se puede registrar trabajo.

Sección 3 · Tarifa

Aquí decides cómo se cobra el trabajo. Solo una de las dos opciones:

Opción A · Tarifa plana

Todos cobran lo mismo por hora (o por unidad).

💡 Cuándo usarla: cuando todo el equipo cobra por igual. Por ejemplo, "todas las horas se facturan a ₡5.000".

Opción B · Por recurso

Cada persona tiene su propia tarifa. Se define cuando agregas a la persona al proyecto.

💡 Cuándo usarla: cuando cada persona cobra distinto. Por ejemplo, un junior cobra menos que un senior.

Guardar

Al final, haz clic en Guardar.

⚠️ Si te falta algún dato obligatorio, el sistema te lo indica en rojo. Corrígelo y vuelve a guardar.

Asignar personas

Después de crear el proyecto, lo siguiente es asignarle personas.

Cómo llegar

  1. Abre el proyecto (botón Ver detalle en la tarjeta).
  2. Haz clic en la pestaña Recursos.

Agregar una persona

  1. Haz clic en Agregar recurso.

  2. Busca a la persona por nombre o cédula.

  3. Llena los datos:

    Dato Qué poner
    Tarifa Cuánto cobra por hora (solo si el proyecto es del tipo Por recurso).
    Horario semanal Cuántas horas se espera que trabaje por semana.
    Estado Activo (puede registrar trabajo) o Inactivo.

  4. Haz clic en Guardar.

💡 El horario semanal es importante: el sistema lo usa para calcular automáticamente la sanción si la persona no cumplió.

Cambiar los datos de una persona

En la fila del recurso, haz clic en el icono de lápiz (Editar).

Puedes cambiar:

Quitar a una persona

Haz clic en el icono de basurero (Eliminar) en la fila del recurso.

⚠️ No se puede eliminar a alguien que ya tiene trabajo registrado en el proyecto. Si lo necesitas, márcala como Inactiva en lugar de eliminarla.

Activo vs. Inactivo

Reglas de pago y sanción

Aquí le dices al sistema cómo afectar la planilla cuando se paga el trabajo o se sanciona.

Cómo llegar

  1. Abre el proyecto.
  2. Haz clic en la pestaña Configuración.

Concepto de pago

Es el "renglón" de planilla con el que se paga el trabajo aprobado del proyecto.

ℹ️ Solo aplica cuando la persona está en planilla por horas. Para personas con salario fijo, el pago se maneja con las reglas normales de su planilla.

Al desplegar el menú verás los conceptos de pago disponibles.

Concepto de sanción

Es el "renglón" de planilla con el que se descuenta cuando se aplica una sanción.

ℹ️ No aplica para personas con pago por hora — a ellas las horas no laboradas simplemente no se les pagan, no requieren sanción.

¿Y si no quiero llenarlos?

No es obligatorio. Puedes dejar uno o ambos vacíos.

Guardar

Al terminar, haz clic en Guardar configuración.

💡 Cambiar los conceptos no afecta cosas que ya pasaron. Solo aplica de aquí en adelante.

El calendario semanal

Esta es la pantalla donde anotarás y revisarás el trabajo del día a día. Está organizada como un calendario de una semana, con una fila por persona.

Moverse entre semanas

Arriba del calendario verás:

La fila de cada persona

Cada fila tiene a la izquierda:

  1. La foto y el nombre.
  2. Las horas semanales esperadas (debajo del nombre).
  3. Tres columnas con totales de la semana:
Columna Qué cuenta
Laboradas Todas las horas regulares (sin importar si están aprobadas o no).
Por aprobar Horas pendientes que necesitan tu visto bueno.
Extras Horas extras de la semana.

📷 Captura sugerida: una fila de un recurso mostrando foto, nombre, horas semanales y los tres totales.

Los bloques en el calendario

Cada bloque que ves dentro del calendario es un trabajo registrado. Su color te dice el estado:

Si haces clic en un bloque, aparece un panel con los detalles y los botones para aprobar, rechazar, editar o eliminar.

Seleccionar a una persona

Haz clic en su fila (en la parte de la izquierda). El borde se pone azul.

Cuando hay alguien seleccionado:

Para deseleccionar, haz clic otra vez en la misma fila.

Botones de la barra de arriba

Botón Qué hace
🔄 (icono) Refresca el calendario (vuelve a buscar lo último).
Acciones · {persona} Despliega un menú con Aprobar semana y Sancionar. Cambia según haya o no persona seleccionada.
Agregar Abre el formulario para registrar un nuevo trabajo.

Leyenda

Debajo del calendario hay una pequeña guía con los códigos de color y el patrón de hora extra.

Registrar el trabajo del día

Vamos a llenar el formulario que aparece al hacer clic en Agregar.

Paso 1 · Persona y fecha

Campo Qué poner
Recurso Selecciona la persona (entre las del proyecto).
Fecha El día del trabajo, en formato DD/MM/YYYY.

Paso 2 · "Día completo" o entrada/salida

Aquí tienes dos formas de indicar las horas. Empieza por mirar el interruptor "Día completo":

Si activas "Día completo"

El sistema usa el horario habitual de la persona para esa fecha.

💡 Es más rápido cuando la persona simplemente trabajó su jornada normal.

Si NO activas "Día completo"

Tendrás que poner tú las horas:

Campo Qué poner
Hora inicio Hora a la que empezó (ej. 08:00).
Hora fin Hora a la que terminó (ej. 17:00).

Si la jornada cruza medianoche (por ejemplo, 22:00 a 06:00), el sistema lo detecta y te avisa.

Paso 3 · Almuerzo pagado

Justo debajo aparece otro interruptor: Almuerzo pagado.

El total de horas se actualiza solo. Si la persona trabajó 9 horas y el almuerzo no se paga, se enviarán 8 horas.

💡 Si el horario es continuo (sin pausa de almuerzo), el sistema enciende este interruptor por ti automáticamente. Igual puedes apagarlo si quieres.

⚠️ Nunca se envían horas negativas. Si después del descuento queda menos que cero, se manda 0.

Paso 4 · Comentarios y archivos (opcional)

Paso 5 · Guardar

Haz clic en Guardar registro.

El bloque aparece de inmediato en el calendario, en estado Pendiente (amarillo).

💡 Si el sistema detecta horas extra: aparecerá un aviso indicando cuántas son regulares y cuántas extras. Se guardan como dos bloques separados en la misma fecha.

Aprobar el trabajo

Aprobar significa decir "sí, este trabajo es válido y se puede pagar". Un trabajo aprobado pasa de 🟡 amarillo a 🟢 verde.

Tienes dos formas de aprobar.

Forma 1 · Aprobar de uno en uno

  1. Haz clic en el bloque del trabajo en el calendario.
  2. Aparece un panel con los detalles.
  3. Haz clic en Aprobar (botón verde).

Lo mismo para Rechazar: usa el botón rojo del panel.

Forma 2 · Aprobar toda la semana de una persona

Cuando una persona tiene varios trabajos pendientes en la semana, puedes aprobarlos todos juntos.

Pasos

  1. Haz clic en la fila de la persona (a la izquierda) para seleccionarla. El borde se pone azul.
  2. Arriba, abre el menú Acciones · {Nombre}.
  3. Haz clic en Aprobar semana.
  4. El sistema te muestra cuántas horas pendientes hay y te pide confirmación.
  5. Haz clic en Sí, aprobar.

Lo que aprueba

El resultado

💡 Cuándo usarla: al final de la semana, cuando ya revisaste y todo está bien.

Sancionar a alguien

Una sanción se aplica cuando una persona no cumplió las horas que debía. Se traduce en un descuento en su planilla.

⚠️ Antes de sancionar:

Cuándo conviene aplicarla

Cuando, al cierre de la semana, la diferencia entre lo que la persona debió trabajar y lo que aprobaste es importante, y quieres reflejarla como descuento.

Pasos

  1. Ve a la pestaña Trabajo diario del proyecto.

  2. Navega a la semana que quieres revisar.

  3. Selecciona a la persona haciendo clic en su fila (el borde se pone azul).

  4. Arriba, abre el menú Acciones · {Nombre}.

  5. Haz clic en Sancionar.

  6. Se abre el formulario de sanción.

El formulario

Campo Valor por defecto ¿Lo puedes cambiar?
Persona La que seleccionaste. No
Esperadas Las horas semanales del horario. No (solo informativo)
Aprobadas Las horas aprobadas en la semana. No (solo informativo)
Desde Lunes de la semana visible. Sí
Hasta Domingo de la semana visible. Sí
Cantidad Esperadas − Aprobadas. Sí

Sobre la cantidad por defecto

El sistema calcula:

Cantidad = horas esperadas − horas aprobadas (sin contar extras)

Si el resultado es 0 o negativo, se queda en 0 (la persona ya cumplió o se pasó).

Puedes cambiar la cantidad manualmente en pasos de 0,25 horas. Útil si:

Sancionar varias semanas de una vez

Las fechas Desde y Hasta son editables. Puedes poner un rango más amplio (por ejemplo, una quincena completa) cambiando ambas fechas en el formulario.

Guardar

Al hacer clic en Sancionar:

💡 La sanción aparecerá en la planilla como un egreso, asociado al concepto que configuraste en la pestaña Configuración.

Cambiar o borrar un registro

A veces necesitas corregir o eliminar lo que ya registraste. Aquí cómo hacerlo.

Encontrar el registro

  1. Ve a Trabajo diario del proyecto.
  2. Navega a la semana correcta.
  3. Encuentra el bloque en el calendario y haz clic encima.

Aparece un panel con los detalles del registro.

Editar

Haz clic en el botón Editar (icono de lápiz). Se abre el mismo formulario que usaste para registrarlo, pero con los datos cargados.

Cambia lo que necesites y dale Guardar cambios.

💡 Puedes activar o desactivar "Día completo" y "Almuerzo pagado" también al editar.

Eliminar

Haz clic en Eliminar registro (botón al fondo del panel).

El sistema te pedirá confirmación.

⚠️ Eliminar es para siempre. Una vez confirmado, no se puede recuperar.

Si haces clic en Sí, eliminar:

¿Qué pasa con un registro aprobado?

Lo puedes editar o eliminar igual. Pero ten cuidado: si ya se procesó en planilla, eliminarlo puede generar inconsistencias contables. Habla con el encargado de planilla antes.

Preguntas frecuentes

¿Por qué no me deja eliminar a una persona del proyecto?

Porque ya tiene trabajo registrado en el proyecto. Para que no aparezca más en el calendario, márcala como Inactiva en lugar de eliminarla. El histórico se conserva.

¿Qué pasa si una persona trabaja más de su horario?

El sistema marca el exceso como hora extra automáticamente. Aparece con un patrón diagonal y un rayo ⚡, y suma a la columna Extras, no a Laboradas.

¿Puedo aprobar las horas extras junto con la semana?

No. La acción Aprobar semana solo aprueba el trabajo regular pendiente. Las horas extras hay que aprobarlas una por una desde el panel de detalle de cada evento.

¿Cómo sé si un proyecto se está pasando del presupuesto?

La barra del proyecto se pone:

Cuando la barra se pone roja, conviene revisar y decidir si se aprueba más trabajo o se renegocia con el cliente.

¿Qué diferencia hay entre "Consumido" y "Ejecutado"?

Cuando coinciden, todo está al día. Si Consumido es mayor que Ejecutado, hay trabajo pendiente que revisar.

¿La sanción aplica a cualquier persona?

No. Solo a personas con salario fijo. Para personas con pago por hora, las horas no laboradas simplemente no se cobran, así que no hay sanción que aplicar.

¿Puedo registrar un día sin escribir las horas?

Sí. Activa "Día completo" en el formulario de registro. El sistema usa el horario habitual de la persona para esa fecha.

¿Y si la jornada es continua (sin pausa)?

Cuando el horario está marcado como continuo, el interruptor "Almuerzo pagado" se prende solo. Eso significa que no se descuenta hora de almuerzo.

¿Por qué cambié algo y no lo veo?

Haz clic en el icono de 🔄 Refrescar (en la barra superior del calendario). Vuelve a buscar lo último del servidor.

¿Puedo trabajar en varios proyectos a la vez?

Sí. Una misma persona puede ser recurso en varios proyectos al mismo tiempo, con tarifas y horarios distintos en cada uno.

¿Qué hago si me equivoco al sancionar?

Por ahora, las sanciones no se editan desde el módulo. Si necesitas corregir una sanción aplicada, contacta al equipo de planilla antes de procesar la quincena.