Cálculo de aguinaldo

Gestión de Aguinaldo

1. Apertura del periodo de aguinaldo

Esta funcionalidad permite definir el periodo de aguinaldo dentro de cada nómina. El sistema establece el rango de fechas que se utilizará para calcular los salarios acumulados del año y determinar el monto correspondiente al aguinaldo de cada colaborador.

Flujo funcional

1.1. Acceso al módulo

Desde el menú lateral, el usuario navega a:
Planilla → Nóminas.
En la tabla de nóminas, selecciona la nómina deseada y hace clic en el botón “Periodos”

1.2. Acceso a la gestión de periodos

Se muestra la pantalla de Gestión de periodos de pago, donde se listan los meses del año y, al costado derecho, la sección de Aguinaldo [año].
Si aún no se ha definido el periodo de aguinaldo, el sistema muestra el mensaje:
“El periodo de aguinaldo aún no se ha definido para el año seleccionado.”
con un enlace “Registrarlo”.

1.3. Registro del periodo de aguinaldo

Al hacer clic en “Registrarlo”, se abre el modal “Registrar periodo de Aguinaldo” (ver Pantalla 3).
- Nombre del periodo: Aguinaldo [año].
- Rige desde: 1° de diciembre del año anterior.
- Rige hasta: 30 de noviembre del año actual.
- Fecha de pago: sugerida como 5 de diciembre del año actual.
- Tipo de cambio: visible únicamente si la nómina está configurada en moneda extranjera (USD).

1.4. Confirmación

El usuario puede modificar las fechas si lo requiere, y luego presiona “Registrar”.
El sistema guarda la información y muestra una confirmación visual en la pantalla de periodos (Pantalla 4 y Pantalla 5):
- El bloque de Aguinaldo [año] cambia de estado a “Abierto”.
- Se muestra el rango de fechas y la fecha de pago.
- Se habilitan las opciones:
  - Ir al cálculo: para ver o procesar los salarios incluidos.
  - Cargar salarios brutos: (funcionalidad del punto 4).

Validaciones

Solo puede existir un periodo de aguinaldo activo por año y por nómina.
Si el usuario intenta crear otro periodo para el mismo año, el sistema muestra un mensaje de error.
El campo Tipo de cambio es obligatorio únicamente si la nómina está configurada en dólares.
El rango de fechas no puede solaparse con otro periodo de aguinaldo ya existente.

Resultados esperados

El sistema crea un nuevo registro de periodo de aguinaldo asociado a la nómina seleccionada.
El estado inicial del periodo es Abierto, listo para cálculo.
Se actualiza la interfaz para mostrar el periodo correctamente definido.

2. Calcular los salarios dentro del periodo de aguinaldo

Esta función permite ejecutar el cálculo automático del aguinaldo para todos los colaboradores que hayan tenido salarios registrados durante el rango de fechas definido en el periodo.
El sistema recorre cada periodo de la nómina dentro del rango establecido (por defecto, del 1° de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año en curso) y suma los salarios brutos acumulados para determinar el promedio correspondiente al aguinaldo.

Recordar que el salario bruto va a considerar todos aquellos conceptos salariales de ingreso que estuvieron sujetos a cargas sociales como extras y bonos sujetos a retención.

Flujo funcional

2.1. Acceso al cálculo del aguinaldo

Desde la pantalla de Gestión de periodos de pago, en el bloque del Aguinaldo del año en curso, se selecciona el botón “Ir al cálculo”.
Esto redirige a la vista principal del periodo de aguinaldo, donde se listan los colaboradores y los totales acumulados.

2.2. Vista general del cálculo

En la parte superior de la pantalla se muestra un resumen con los siguientes indicadores:
- Salarios brutos: suma total de los salarios considerados dentro del periodo.
- Salarios netos: monto final del aguinaldo a pagar.
- Personas calculadas: cantidad de colaboradores incluidos en el cálculo.
- Debajo, se presenta una tabla con la lista de personas, mostrando:
  - Identificación, Nombre completo, Puesto, Salario bruto, Salario neto, Centro de costo y Sección.

2.3. Ejecución del cálculo general

Al hacer clic en el botón “Recalcular”, el sistema:
1. Recorre todos los periodos de nómina comprendidos en el rango del aguinaldo.
2. Obtiene los salarios brutos pagados a cada colaborador durante ese periodo.
3. Calcula el promedio mensual y lo multiplica según la fórmula legal del aguinaldo.
4. Actualiza los montos de salario bruto y neto para cada persona en la tabla.

💡 El botón “Recalcular” puede utilizarse en cualquier momento si se agregan, eliminan o modifican salarios en los periodos de nómina previos al aguinaldo.

2.4. Cálculo individual por persona

Si el usuario desea revisar o recalcular el aguinaldo de un colaborador específico:
- Puede hacer clic en el nombre del colaborador en la tabla (ver Pantalla 3).
- Esto abre el detalle individual del periodo, donde se muestra su información personal, fecha de ingreso, jornada y detalle del cálculo del aguinaldo.
- Desde allí, se puede presionar “Recalcular” nuevamente para actualizar solo ese colaborador.

Validaciones

Solo se incluyen en el cálculo los colaboradores con fecha de ingreso anterior o igual al final del periodo del aguinaldo.
Si un colaborador tiene periodos sin salario dentro del rango, el sistema los omite sin afectar a los demás.
El botón “Recalcular” se desactiva si el periodo está cerrado.
Si la nómina está configurada en moneda extranjera, el cálculo usa el tipo de cambio definido en el periodo.

Resultados esperados

Se actualizan los montos de salario bruto, neto y total de aguinaldo por colaborador.
Los resultados quedan disponibles para:
- Generar archivos de pago.
- Enviar boletas.
- Cerrar el periodo una vez verificados los cálculos

3. Edición manual de salarios brutos en el periodo de aguinaldo

Esta funcionalidad permite ajustar manualmente los salarios brutos de meses específicos dentro del periodo de aguinaldo, en caso de que haya variaciones o datos faltantes en la información proveniente de las nóminas regulares.
El ajuste manual actualiza automáticamente el total de salarios acumulados y, por tanto, el monto final del aguinaldo del colaborador.

Flujo funcional

3.1. Acceso al detalle del colaborador

Desde la vista del cálculo general de aguinaldo, el usuario selecciona el nombre de una persona para abrir su detalle salarial del periodo.
En esta pantalla se muestran:
- Los datos del colaborador (nombre, identificación, jornada, horario, etc.).
- El rango del periodo de aguinaldo (del 1° de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del actual).
- La lista de meses cubiertos por el periodo, junto con los montos de salario reconocidos para cada mes.

💡 El monto total del aguinaldo se calcula automáticamente sumando los salarios brutos registrados en cada mes y aplicando la fórmula promedio correspondiente.

3.2. Detección de meses sin salario

Los meses que no registran salario aparecen con monto ₡0.00.
Si se requiere asignar un monto para alguno de esos meses (por ejemplo, cuando el colaborador ingresó tarde en el sistema o hubo un registro omitido), el usuario puede hacerlo haciendo clic en el ícono de lápiz ✏️ junto al mes correspondiente.

3.3. Asignación manual de salario

Al presionar el ícono de edición, se abre el modal “Asignar salario manualmente”.
El usuario ingresa el monto deseado en el campo Monto y confirma con Aceptar.
El sistema:
- Guarda el valor manual asignado.
- Recalcula automáticamente el total de salarios acumulados del colaborador.
Marca el mes como “editado”, mostrando una anotación visual para diferenciarlo del cálculo automático.

3.4. Edición y eliminación de montos manuales

Los meses editados muestran el nuevo monto y la etiqueta “— editado”.
Si el usuario desea revertir el cambio, puede hacer clic nuevamente en el ícono de edición y seleccionar “Eliminar monto”, lo que abre una ventana de confirmación.
Al confirmar:
- El monto manual es eliminado.
- El sistema restaura el valor original (cero o el calculado automáticamente si existiera).
- El total de aguinaldo se recalcula en tiempo real.

Validaciones

Solo pueden editarse meses dentro del rango del periodo activo.
No se permite asignar valores negativos.
El sistema recalcula automáticamente el monto total de aguinaldo tras cada edición o eliminación.
Los cambios manuales persisten incluso después de usar el botón “Recalcular” general, hasta que sean eliminados manualmente.

Resultados esperados

Los montos manualmente asignados se guardan y reflejan de inmediato en el cálculo del aguinaldo.
El total del aguinaldo mostrado en la parte inferior se actualiza dinámicamente.
El sistema conserva un registro visible de las ediciones realizadas para trazabilidad.