Cálculo de aguinaldo
La Gestión de Aguinaldo en Talentify permite calcular y administrar el pago del aguinaldo anual de los colaboradores, cumpliendo con la legislación laboral vigente.
El módulo está integrado dentro del flujo de nómina, y utiliza los registros históricos de salarios generados durante el año fiscal para determinar el monto a pagar a cada persona.
El proceso incluye desde la apertura del periodo de aguinaldo, la obtención automática de los salarios acumulados, hasta la edición manual o carga masiva de montos en casos donde no existan registros previos.
El sistema calcula el aguinaldo con base en el total de salarios brutos devengados entre el 1° de diciembre del año anterior y el 30 de noviembre del año en curso, aplicando la fórmula estándar:
$$Aguinaldo = Total de salarios devengados en el periodo / 12$$
Aguinaldo=Total de salarios devengados en el periodo12\text{Aguinaldo} = \frac{\text{Total de salarios devengados en el periodo}}{12}Aguinaldo=12Total de salarios devengados en el periodo
Objetivos del módulo
- Centralizar el cálculo y administración del aguinaldo dentro del mismo entorno de nómina.
- Asegurar precisión en el cálculo mediante la lectura automática de los salarios históricos.
- Permitir correcciones manuales o cargas masivas en casos especiales (ingresos recientes, datos migrados o ausentes).
- Facilitar la generación de boletas, archivos bancarios y reportes de pago del aguinaldo.
Características principales
- Definición del periodo de aguinaldo por año y por nómina.
- Cálculo automático basado en los salarios registrados en nóminas anteriores.
- Recalculo general o individual de montos.
- Edición manual de salarios mensuales.
- Carga masiva de salarios mediante archivo Excel (.XLSX).
- Actualización en tiempo real del monto total del aguinaldo.
- Integración con los procesos de cierres de nómina, boletas y pagos masivos.
Flujo general del proceso
Etapa | Descripción | Resultado |
|---|---|---|
1. Apertura del periodo | Se define el rango de fechas que abarca el aguinaldo del año en curso. | Se crea un periodo activo de aguinaldo. |
2. Cálculo de salarios | El sistema recorre los periodos de nómina dentro del rango para obtener los salarios brutos acumulados. | Se calculan los montos brutos y netos por colaborador. |
3. Edición manual | Permite asignar o corregir valores mensuales de salario en caso de ausencias o ajustes. | Se actualiza el monto total del aguinaldo. |
4. Carga masiva de salarios | Se importan los salarios desde una plantilla Excel con datos históricos o externos. | Se integran los salarios al cálculo de aguinaldo y se actualizan los montos finales. |
Integración con otros módulos
- Nómina: obtiene los salarios históricos de cada colaborador.
- Bancos: genera los archivos de transferencia del aguinaldo.
- Boletas: permite enviar comprobantes individuales del pago.
- Reportes: exporta información consolidada de los cálculos realizados.
Seguridad y control
- Solo los usuarios con rol Administrador de nómina o con permisos equivalentes pueden abrir o cerrar periodos de aguinaldo.
- Cada modificación manual queda registrada para trazabilidad.
- El sistema bloquea la creación de más de un periodo activo por nómina y año.
1. Apertura del periodo de aguinaldo
Esta funcionalidad permite definir el periodo de aguinaldo dentro de cada nómina. El sistema establece el rango de fechas que se utilizará para calcular los salarios acumulados del año y determinar el monto correspondiente al aguinaldo de cada colaborador.
Flujo funcional
1.1. Acceso al módulo
- Desde el menú lateral, el usuario navega a:
Planilla → Nóminas. - En la tabla de nóminas, selecciona la nómina deseada y hace clic en el botón “Periodos”
1.2. Acceso a la gestión de periodos
- Se muestra la pantalla de Gestión de periodos de pago, donde se listan los meses del año y, al costado derecho, la sección de Aguinaldo [año].
- Si aún no se ha definido el periodo de aguinaldo, el sistema muestra el mensaje:
“El periodo de aguinaldo aún no se ha definido para el año seleccionado.”
con un enlace “Registrarlo”.
1.3. Registro del periodo de aguinaldo
- Al hacer clic en “Registrarlo”, se abre el modal “Registrar periodo de Aguinaldo” (ver Pantalla 3).
- Nombre del periodo: Aguinaldo [año].
- Rige desde: 1° de diciembre del año anterior.
- Rige hasta: 30 de noviembre del año actual.
- Fecha de pago: sugerida como 5 de diciembre del año actual.
- Tipo de cambio: visible únicamente si la nómina está configurada en moneda extranjera (USD).
1.4. Confirmación
- El usuario puede modificar las fechas si lo requiere, y luego presiona “Registrar”.
- El sistema guarda la información y muestra una confirmación visual en la pantalla de periodos (Pantalla 4 y Pantalla 5):
- El bloque de Aguinaldo [año] cambia de estado a “Abierto”.
- Se muestra el rango de fechas y la fecha de pago.
- Se habilitan las opciones:
- Ir al cálculo: para ver o procesar los salarios incluidos.
- Cargar salarios brutos: (funcionalidad del punto 4).
Validaciones
- Solo puede existir un periodo de aguinaldo activo por año y por nómina.
- Si el usuario intenta crear otro periodo para el mismo año, el sistema muestra un mensaje de error.
- El campo Tipo de cambio es obligatorio únicamente si la nómina está configurada en dólares.
- El rango de fechas no puede solaparse con otro periodo de aguinaldo ya existente.
Resultados esperados
- El sistema crea un nuevo registro de periodo de aguinaldo asociado a la nómina seleccionada.
- El estado inicial del periodo es Abierto, listo para cálculo.
- Se actualiza la interfaz para mostrar el periodo correctamente definido.
2. Calcular los salarios dentro del periodo de aguinaldo
Esta función permite ejecutar el cálculo automático del aguinaldo para todos los colaboradores que hayan tenido salarios registrados durante el rango de fechas definido en el periodo.
El sistema recorre cada periodo de la nómina dentro del rango establecido (por defecto, del 1° de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del año en curso) y suma los salarios brutos acumulados para determinar el promedio correspondiente al aguinaldo.
Recordar que el salario bruto va a considerar todos aquellos conceptos salariales de ingreso que estuvieron sujetos a cargas sociales como extras y bonos sujetos a retención.
Flujo funcional
2.1. Acceso al cálculo del aguinaldo
- Desde la pantalla de Gestión de periodos de pago, en el bloque del Aguinaldo del año en curso, se selecciona el botón “Ir al cálculo”.
- Esto redirige a la vista principal del periodo de aguinaldo, donde se listan los colaboradores y los totales acumulados.
2.2. Vista general del cálculo
- En la parte superior de la pantalla se muestra un resumen con los siguientes indicadores:
- Salarios brutos: suma total de los salarios considerados dentro del periodo.
- Salarios netos: monto final del aguinaldo a pagar.
- Personas calculadas: cantidad de colaboradores incluidos en el cálculo.
- Debajo, se presenta una tabla con la lista de personas, mostrando:
- Identificación, Nombre completo, Puesto, Salario bruto, Salario neto, Centro de costo y Sección.
2.3. Ejecución del cálculo general
- Al hacer clic en el botón “Recalcular”, el sistema:
- Recorre todos los periodos de nómina comprendidos en el rango del aguinaldo.
- Obtiene los salarios brutos pagados a cada colaborador durante ese periodo.
- Calcula el promedio mensual y lo multiplica según la fórmula legal del aguinaldo.
- Actualiza los montos de salario bruto y neto para cada persona en la tabla.
💡 El botón “Recalcular” puede utilizarse en cualquier momento si se agregan, eliminan o modifican salarios en los periodos de nómina previos al aguinaldo.
2.4. Cálculo individual por persona
- Si el usuario desea revisar o recalcular el aguinaldo de un colaborador específico:
- Puede hacer clic en el nombre del colaborador en la tabla (ver Pantalla 3).
- Esto abre el detalle individual del periodo, donde se muestra su información personal, fecha de ingreso, jornada y detalle del cálculo del aguinaldo.
- Desde allí, se puede presionar “Recalcular” nuevamente para actualizar solo ese colaborador.
Validaciones
- Solo se incluyen en el cálculo los colaboradores con fecha de ingreso anterior o igual al final del periodo del aguinaldo.
- Si un colaborador tiene periodos sin salario dentro del rango, el sistema los omite sin afectar a los demás.
- El botón “Recalcular” se desactiva si el periodo está cerrado.
- Si la nómina está configurada en moneda extranjera, el cálculo usa el tipo de cambio definido en el periodo.
Resultados esperados
- Se actualizan los montos de salario bruto, neto y total de aguinaldo por colaborador.
- Los resultados quedan disponibles para:
- Generar archivos de pago.
- Enviar boletas.
- Cerrar el periodo una vez verificados los cálculos
3. Edición manual de salarios brutos en el periodo de aguinaldo
Esta funcionalidad permite ajustar manualmente los salarios brutos de meses específicos dentro del periodo de aguinaldo, en caso de que haya variaciones o datos faltantes en la información proveniente de las nóminas regulares.
El ajuste manual actualiza automáticamente el total de salarios acumulados y, por tanto, el monto final del aguinaldo del colaborador.
Flujo funcional
3.1. Acceso al detalle del colaborador
- Desde la vista del cálculo general de aguinaldo, el usuario selecciona el nombre de una persona para abrir su detalle salarial del periodo.
- En esta pantalla se muestran:
- Los datos del colaborador (nombre, identificación, jornada, horario, etc.).
- El rango del periodo de aguinaldo (del 1° de diciembre del año anterior al 30 de noviembre del actual).
- La lista de meses cubiertos por el periodo, junto con los montos de salario reconocidos para cada mes.
💡 El monto total del aguinaldo se calcula automáticamente sumando los salarios brutos registrados en cada mes y aplicando la fórmula promedio correspondiente.
3.2. Detección de meses sin salario
- Los meses que no registran salario aparecen con monto ₡0.00.
- Si se requiere asignar un monto para alguno de esos meses (por ejemplo, cuando el colaborador ingresó tarde en el sistema o hubo un registro omitido), el usuario puede hacerlo haciendo clic en el ícono de lápiz ✏️ junto al mes correspondiente.
3.3. Asignación manual de salario
- Al presionar el ícono de edición, se abre el modal “Asignar salario manualmente”.
- El usuario ingresa el monto deseado en el campo Monto y confirma con Aceptar.
- El sistema:
- Guarda el valor manual asignado.
- Recalcula automáticamente el total de salarios acumulados del colaborador.
- Marca el mes como “editado”, mostrando una anotación visual para diferenciarlo del cálculo automático.
3.4. Edición y eliminación de montos manuales
- Los meses editados muestran el nuevo monto y la etiqueta “— editado”.
- Si el usuario desea revertir el cambio, puede hacer clic nuevamente en el ícono de edición y seleccionar “Eliminar monto”, lo que abre una ventana de confirmación.
- Al confirmar:
- El monto manual es eliminado.
- El sistema restaura el valor original (cero o el calculado automáticamente si existiera).
- El total de aguinaldo se recalcula en tiempo real.
Validaciones
- Solo pueden editarse meses dentro del rango del periodo activo.
- No se permite asignar valores negativos.
- El sistema recalcula automáticamente el monto total de aguinaldo tras cada edición o eliminación.
- Los cambios manuales persisten incluso después de usar el botón “Recalcular” general, hasta que sean eliminados manualmente.
Resultados esperados
- Los montos manualmente asignados se guardan y reflejan de inmediato en el cálculo del aguinaldo.
- El total del aguinaldo mostrado en la parte inferior se actualiza dinámicamente.
- El sistema conserva un registro visible de las ediciones realizadas para trazabilidad.
4. Carga masiva de salarios brutos (importar salarios)
Esta funcionalidad permite importar salarios brutos de forma masiva para los colaboradores de una nómina en el periodo de aguinaldo.
Es especialmente útil cuando existen meses sin registros automáticos, ya sea porque los colaboradores no estaban aún registrados en el sistema o porque no se migraron datos históricos de nóminas anteriores.
El sistema actualiza los salarios manualmente según la plantilla cargada, afectando el cálculo final del aguinaldo.
Flujo funcional
1. Acceso a la opción de importación
- Desde la vista del periodo de Aguinaldo, el usuario abre el menú desplegable “Aguinaldo” y selecciona la opción “Importar salarios”.
- Esto abre la pantalla de Gestión de Salarios para realizar la carga.
2. Pantalla de importación
La pantalla de gestión se divide en dos pasos principales:
Paso 1: Descargar la plantilla
- Se muestra el rango de fechas del periodo de aguinaldo configurado (por ejemplo, del 01/12/2024 al 30/11/2025).
- El usuario debe presionar “Descargar Plantilla (.xlsx)” para obtener el archivo base que incluye automáticamente:
- Los colaboradores activos de la nómina.
- Sus datos identificativos y fechas de ingreso/salida.
- Las columnas correspondientes a los meses cubiertos por el periodo.
Paso 2: Cargar el archivo completado
- Una vez llenada la plantilla, el usuario puede arrastrar o seleccionar el archivo desde su computadora para subirlo al sistema.
3. Estructura de la plantilla
- La plantilla contiene las siguientes columnas principales (ver Pantalla 3):
- Identificación, Nombre, Apellidos, Fecha de ingreso, Fecha de salida, seguidas de los meses del periodo (diciembre a noviembre).
- Identificación, Nombre, Apellidos, Fecha de ingreso, Fecha de salida, seguidas de los meses del periodo (diciembre a noviembre).
- El usuario debe ingresar los montos brutos por mes según los salarios correspondientes (ver Pantalla 4).
- Las celdas vacías se interpretan como meses sin salario.
- Los montos deben estar expresados en la misma moneda de la nómina.
4. Carga del archivo completado
- Luego de llenar la plantilla, el usuario vuelve a la pantalla de carga, selecciona el archivo y presiona “Iniciar carga”.
- El sistema valida el formato, los identificadores de colaboradores y el rango de meses.
- Si todo es correcto, muestra el mensaje de confirmación:
5. Verificación de los resultados
- Al regresar al detalle del colaborador, los salarios importados aparecen reflejados en los meses correspondientes, con la etiqueta “— editado”.
- Cada monto cargado reemplaza el valor existente (si lo había) y actualiza automáticamente el total del aguinaldo.
Validaciones
- Solo se aceptan archivos en formato .XLSX.
- El archivo debe conservar la estructura y encabezados originales.
- Si algún identificador no coincide con un colaborador existente en la nómina, el sistema lo omite y genera un aviso.
- Los montos negativos o celdas con texto no numérico se rechazan.
- Los valores cargados sobrescriben montos manuales anteriores, pero pueden editarse o eliminarse luego desde el detalle del colaborador.
Resultados esperados
- Los salarios faltantes o incompletos quedan correctamente registrados en los meses especificados.
- El monto total del aguinaldo se actualiza automáticamente según los nuevos valores.
- El usuario puede proceder a cerrar el periodo, generar boletas o emitir archivos de pago con los datos actualizados.