El relleno automático de marcas
Para quién es esta página: administración y jefaturas. Es la más importante del libro. Qué vas a saber al terminar: qué hace el sistema con las marcas que faltaron, y por qué eso cambia cómo tenés que trabajar.
Lo que pasa todos los días a las 9:00
Todos los días, a las nueve de la mañana, corre un proceso que revisa el día anterior.
Para cada persona con horario vigente, mira si le faltan marcas. Si le faltan, se las crea — con las horas que decía su horario.
Leelo otra vez: el sistema no reporta que alguien no marcó. Le inventa las marcas.
Y las crea ya aprobadas. No pasan por ninguna bandeja de revisión. No aparecen como pendientes. Nadie recibe un aviso.
Al día siguiente, ese día se ve normal.
Por qué existe
La intención es razonable: la mayoría de las marcas que faltan son olvidos de gente que sí trabajó. Sin el relleno, cada olvido se convertiría en un día incompleto que alguien tendría que corregir a mano, y el reporte de asistencia estaría lleno de huecos que no significan nada.
💡 Corre a las 9:00 y no de madrugada a propósito: para que los turnos nocturnos ya hayan terminado y la salida de la madrugada exista al momento de procesar el día anterior.
La consecuencia que hay que entender
Si alguien no vino y nadie tramitó nada, el sistema va a registrar que trabajó su jornada completa.
Esa jornada se va a pagar.
No es un error del sistema: es cómo funciona. Pero significa que la ausencia hay que tramitarla, siempre, por el canal que corresponda — permiso, vacaciones o incapacidad. Si no se tramita, desaparece.
Y desaparece rápido: al día siguiente a las 9:00.
Qué hacer con esto
Revisá el tablero el mismo día. Es la única ventana en que la falta de marca es visible. Al día siguiente ya está rellenada.
Tramitá las ausencias sin demora. Un permiso registrado el mismo día ajusta las marcas correctamente. Registrado tres días después, ya hay marcas inventadas que hay que corregir.
Al cerrar planilla, revisá las marcas de origen "Autocompletado" en los días donde sepas que hubo ausencias. Es la forma de detectar jornadas que se van a pagar sin haberse trabajado.
Cómo reconocer una marca autocompletada
Se distingue por su origen: dice Autocompletado. Además nace aprobada y marcada como no manual.
💡 En la consulta de marcas podés filtrar y revisar. Si en un día que sabés que hubo ausentismo aparecen marcas autocompletadas, ahí está lo que hay que corregir.
Las tres limitaciones importantes
No aplica a horarios rotativos
El proceso se salta a las personas con días por turnos. No puede adivinar qué turno les tocaba, así que no les rellena nada.
Si tu operación es de turnos rotativos, los olvidos de marcaje no se completan solos. Alguien tiene que registrarlos.
Es una limitación con una cara buena: en turnos rotativos, la falta de marca sí queda visible.
No inventa marcas del futuro
Si el turno todavía no terminó, el proceso lo deja para la corrida siguiente. Nunca registra una salida que aún no ocurrió.
No corre en días no laborables
Si el día era feriado, día libre o la persona no tenía horario, el proceso no hace nada. No rellena días que no correspondían.
Lo que no genera
Las marcas autocompletadas no generan trabajo en proyectos.
Si alguien olvidó marcar y el sistema le rellenó el día, su asistencia queda completa pero sus horas no se atribuyen a ningún proyecto.
Importa si tu empresa paga por proyecto: el olvido completa la asistencia y aun así pierde las horas del proyecto. Ver Marcas y proyectos.
Se puede volver a correr
El proceso se puede ejecutar de nuevo para una fecha específica, y es seguro hacerlo: no duplica marcas.
💡 Es la herramienta para recuperar un día que no se procesó — por ejemplo, si el sistema estuvo caído. Se lo pedís a soporte indicando la fecha.
Lo esencial, en tres líneas
1. La falta de marca no genera una ausencia: genera una marca inventada.
2. Esa marca nace aprobada y no aparece en ninguna bandeja.
3. La única defensa es tramitar las ausencias y revisar el tablero el mismo día.