Cómo se calculan las horas y el dinero

Para quién es esta página: quien tenga que explicarle a alguien de dónde salió un monto. Qué vas a saber al terminar: la fórmula exacta que convierte horas en plata.

Esta página existe para el día en que alguien pregunte "¿por qué me pagaron esto?" y necesités contestar con un número, no con una suposición.

La fórmula

Cada registro de trabajo guarda tres montos, que se calculan en este orden:

1. Subtotal = tarifa × cantidad
2. Impuestos = subtotal × (tasa de impuesto ÷ 100)
3. Total por pagar = subtotal + impuestos

Los tres se redondean a dos decimales.

De dónde sale la tarifa

Depende de cómo esté configurado el proyecto:

Tarifa plana — se usa el monto definido en el proyecto. El mismo para todos.

Por recurso — se usa la tarifa que le pusiste a esa persona al asignarla.

En un proyecto de tarifa plana, la tarifa que pusiste en cada recurso no se usa, aunque esté llena. Manda siempre la del proyecto.

Es la causa más común de "el monto no me da": alguien mira la tarifa del recurso y calcula con esa, pero el sistema usó la del proyecto.

Un ejemplo completo

María trabajó 8 horas en la obra de Acme. El proyecto es por recurso y la tarifa de María es de ₡6.000 la hora.

Paso	Cálculo	Resultado
Subtotal	₡6.000 × 8	₡48.000
Impuestos (13%)	₡48.000 × 0,13	₡6.240
Total por pagar	₡48.000 + ₡6.240	₡54.240

💡 La tasa de impuesto es un campo opcional que se pone al registrar el trabajo. Si lo dejás vacío, no se calcula impuesto y el total por pagar es igual al subtotal.

Cuál de los tres montos importa

Depende de para qué:

El presupuesto ejecutado del proyecto suma subtotales, no totales por pagar. Los impuestos no consumen presupuesto.

Si presupuestaste con impuestos incluidos, el número que ves ejecutado va a quedarse corto respecto de lo que realmente estás gastando.

Lo que llega a la planilla se recalcula al momento de aprobar, con la tarifa vigente en ese momento.

Cómo se cuenta la cantidad de horas

Antes de multiplicar por la tarifa, el sistema define la cantidad. Tres cosas la afectan:

El almuerzo pagado — en el registro manual, si el interruptor está encendido, se suma una hora. En el registro automático, el almuerzo se descuenta. Ver Registrar el trabajo del día y Registro automático desde marcas.

El corte de extras — si el registro se pasa de la jornada semanal y el proyecto está en modo Registrar como extras, la cantidad se parte en dos registros, cada uno con su propio cálculo.

El redondeo — la cantidad que llega a la planilla se redondea a cuatro decimales. Es suficiente para cualquier fracción de hora razonable: 15 minutos son 0,25 y 10 minutos son 0,1667.

Cómo se reparte cuando hay extras

Cuando el registro se parte, cada bloque se calcula por separado — con la misma tarifa.

Siguiendo el ejemplo: María tiene jornada de 48 horas, ya lleva 40 en la semana, y registrás 12 horas del viernes.

Bloque	Horas	Cálculo	Subtotal
Regular	8	₡6.000 × 8	₡48.000
Extra ⚡	4	₡6.000 × 4	₡24.000

La tarifa no se multiplica por 1,5 ni por ningún factor para las horas extra. El módulo las separa para que puedas pagarlas con un concepto salarial distinto, y es ese concepto —configurado en Planilla— el que define el recargo.

Si el concepto extra que configuraste no aplica recargo, las horas extra se van a pagar igual que las normales.

Cuándo se recalcula y cuándo no

Cambiar una tarifa no recalcula nada de lo que ya existe. Ni los registros aprobados, ni los pendientes. La tarifa nueva aplica solo a los registros que se creen de ahí en adelante.

Esto es lo correcto —no querés que un ajuste de tarifa mueva plata ya pagada— pero significa que el presupuesto ejecutado de un proyecto largo puede mezclar registros calculados con tarifas distintas.

Si editás un registro que ya estaba aprobado y le cambiás las horas, el pago que ya se generó en la planilla no se actualiza solo. Ver Cambiar o borrar un registro.

Cómo verificar un monto

Si alguien reclama, el orden para revisar es este:

1. Abrí el registro en el calendario y mirá la cantidad de horas. ¿Coincide con lo que la persona dice que trabajó?
2. Fijate si tiene el almuerzo pagado encendido. Si sí, hay una hora sumada.
3. Fijate si hay dos bloques ese día. Puede que las horas estén repartidas entre regular y extra.
4. Revisá qué tarifa aplica: la del proyecto si es plana, la del recurso si es por recurso.
5. Multiplicá. Si el número da, el registro está bien y la diferencia está en la planilla — probablemente en el concepto salarial configurado.